Una nueva regulación sobre la facturación electrónica se vislumbra para las empresas españolas.
La Ley 18/2022, aprobada por primera vez en septiembre de 2022, detalla las nuevas expectativas y obligaciones de la facturación electrónica para las empresas en España.
Según el texto oficial, la regulación tiene como objetivo «fomentar el uso de facturas electrónicas» para digitalizar las relaciones comerciales, reducir los costos de transacción, facilitar la transparencia y minimizar los impactos de los pagos atrasados.
La obligatoriedad para las empresas se llevará a cabo en dos fases. Inicialmente, las grandes organizaciones, con un volumen de negocio superior a 8 millones de euros, deben cumplir en la segunda mitad de 2025. Posteriormente, todos las demás empresas seguirán el mismo camino 12 meses después, con la fecha de implementación establecida para 2026.
Además, los requisitos de certificación para el software de facturación electrónica ‘SIF / VERI*FACTU’ entrarán en vigor el 1 de julio de 2025. A partir de julio de 2025, cualquier software que no cumpla con los criterios establecidos se considerará ilegal. La Agencia Tributaria podrá imponer multas a las empresas (usuarios de ERP) de hasta 50,000 euros simplemente por poseer un sistema no conforme.
Con las fechas límite a la vuelta de la esquina, adentrémonos en los detalles de la facturación electrónica que se requiere en España.
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¿Qué es la facturación electrónica B2B obligatoria?
La facturación electrónica es el proceso de enviar y recibir facturas de forma digital.
A medida que el mundo financiero se vuelve más tecnológico, más países y jurisdicciones están considerando los beneficios de la factura electrónica. Para abordar las crecientes preocupaciones y desafíos en torno a la gestión financiera en las empresas europeas, muchos países de la región están optando por la facturación electrónica obligatoria B2B.
La factura electrónica B2B obligatoria requiere el uso de sistemas de facturación electrónica que permitan una mayor eficiencia gracias a la mejora del intercambio de datos y las capacidades de automatización.
¿Cómo funcionará la facturación electrónica B2B obligatoria?
En España, la regulación de la facturación electrónica B2B se encuentra bajo la supervisión del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, junto con el Ministerio de Hacienda y la Agencia Tributaria Española. Desde diciembre de 2023, existen dos leyes fundamentales en relación con este tema.
Ley 18/2022: La Ley 18/2022 requiere que todas las transacciones B2B sean exclusivamente respaldadas por facturas electrónicas. El software utilizado para generar, procesar y validar facturas electrónicas debe estar autorizado por la administración tributaria.
Ley 25/2013: La Ley 25/2013 establece la obligación de la facturación electrónica y la creación del punto de registro de entrada. Esta ley hizo obligatoria la facturación electrónica B2G (intercambio de datos entre empresas y Gobierno) en España en 2015.
Según esta legislación, las facturas electrónicas deben cumplir con una estructura específica e incluir cierta información obligatoria. Para cumplir con estas regulaciones, tu empresa debe garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura, desde el momento de emisión hasta el final del periodo de almacenamiento de la factura.
El sistema de facturación electrónica se compondrá de plataformas/operadores de facturación privados certificados y una plataforma pública, donde los destinatarios de la factura deben mantener estados obligatorios denominados ‘Respuestas de factura’. Este sistema, similar al modelo Y de facturación electrónica B2B francés, opera de manera descentralizada mediante el Control Continuo de Transacciones (CCT).
En el marco del nuevo sistema de facturación electrónica en España, se empleará:
– Plataformas privadas de facturación electrónica que deben cumplir con los requisitos establecidos en la regulación de implementación.
– Una solución pública de facturación electrónica gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria de España.
Los beneficios de las facturas electrónicas B2B
La facturación electrónica presenta muchas ventajas excelentes para los casos de uso B2B, sobre todo en términos de aumento de la capacidad de adaptación y la productividad de la empresa en general.
Echemos un vistazo a tres ventajas clave de las facturas electrónicas B2B:
Menos procesos manuales: Las facturas electrónicas se envían directamente entre los sistemas informáticos del remitente y del receptor, eliminando la necesidad de procesos manuales para la recepción y validación de una factura. Además, la reducción de procesos manuales también hace que la facturación electrónica sea más segura.
Mayor velocidad de pago: Un sistema de facturación totalmente automatizado facilita la aprobación y el pago de saldos de facturas. Como resultado, tu empresa puede centrarse en aumentar la productividad sin tener que lidiar manualmente con la gestión del flujo de efectivo y los procesos de conciliación de cuentas.
Mejora de la eficiencia operativa: En última instancia, las facturas electrónicas brindan a tu empresa una mayor resistencia al reducir el número total de disputas y facturas rechazadas. A su vez, los pagos de facturas pueden recopilarse rápidamente, permitiendo que tu equipo se centre en la innovación empresarial.
Además de los beneficios más generales de las facturas electrónicas, la nueva normativa sobre facturación electrónica en España pretende reducir las cargas administrativas, optimizar la gestión financiera, mejorar el control fiscal y permitir un intercambio de información más eficaz entre las empresas.
¿Quiénes están obligados a emitir facturas electrónicas?
En España, la regulación obligatoria de facturación electrónica se aplica a todas las empresas que participan en transacciones y facturación B2B. Aquellos exentos de los requisitos legales de la Ley 18/2022 incluyen:
- Transacciones B2B en las que ninguna de las partes tiene su sede o establecimiento permanente de actividad económica principal en España.
- Agencias de viajes, servicios de transporte y actividades minoristas.
- Empresas que utilizan facturas simplificadas emitidas de acuerdo con el Artículo 4 del Real Decreto 1619/2012.
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Cómo pueden prepararse los ERPs para la facturación electrónica B2B
La certificación de sistemas de facturación electrónica es un requisito para los proveedores de softwares de facturación electrónica.
Específicamente, la entidad o individuo que desarrolla el sistema informático debe certificar, a través de una declaración responsable, su conformidad con la normativa y las especificaciones aprobadas en su desarrollo mediante orden ministerial.
Estos programas deben garantizar la integridad, preservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. En este sentido, el componente clave del sistema es su capacidad para generar y almacenar de manera segura los registros de facturación.
En particular, el software de facturación electrónica debe asegurar:
a) La integridad e inalterabilidad de los registros de facturación, asegurando que, una vez generados y registrados, no puedan ser modificados sin que el sistema informático lo detecte y emita una advertencia.
b) La trazabilidad de los registros de facturación, que deben estar vinculados de manera que se pueda verificar su trazabilidad siguiendo su secuencia de creación desde el primero hasta el último.
c) De acuerdo con la normativa, el sistema informático debe contar con un procedimiento para descargar, volcar y archivar de manera segura los registros de facturación generados por él, los cuales deben ser exportables a un almacenamiento externo en un formato electrónico legible.
Para los proveedores de software de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), la facturación electrónica presenta tanto un desafío como una oportunidad para construir una ventaja competitiva. Los ERPs deben estar preparados para introducir estas nuevas características que permitan a los usuarios emitir y recibir facturas electrónicas. Idealmente, el envío y la recepción de estas facturas deberían ocurrir en una sola plataforma.
Con la implementación de la solución adecuada de facturación electrónica, los ERPs pueden generar ingresos adicionales significativos, impulsar la retención de clientes y cultivar la lealtad con una experiencia de usuario fluida.
Cómo Unnax ayuda a los ERPs a adelantarse a la facturación electrónica B2B
Para empresas y profesionales, uno de los cambios significativos será la obligación de rastrear, a través del sistema de facturación electrónica, las diversas etapas de la factura, con especial énfasis en la validación del pago.
Estos procesos adicionales de «trámites burocráticos» podrían resultar complicados para las empresas, a menos que estén vinculados o integrados con soluciones de pago para automatizar estas nuevas obligaciones de informes.
Aquí es donde se presenta la oportunidad para los ERPs: permitir a sus clientes automatizar sus operaciones de pago e informes a través de una plataforma única.
En resumen, podríamos resumir las oportunidades que se presentan para los ERPs en:
– Ampliación de su conjunto de servicios: lo que se traduce en un incremento de ingresos
– Mejora de la experiencia del usuario para sus clientes: es decir, mayor fidelidad y lealtad de sus clientes.
Las soluciones de Unnax como cuentas IBAN y métodos de pago se presentan como la solución óptima para facilitar un proceso sin problemas en las soluciones de pago, ofreciendo conciliación bancaria instantánea y asegurando el cumplimiento normativo.
Este servicio permite a los usuarios finales del ERP contar con una cuenta IBAN (tras completar con éxito el proceso de onboarding), lo que les brindará diversas funcionalidades, como liquidar automáticamente las facturas electrónicas emitidas o cargadas en el ERP, entre otras.
El proceso es rápido, simple y completamente automatizado, garantizando una conciliación eficiente de los pagos para estas facturas en la cuenta vinculada al ERP.
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